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Cos'è il DPS?

Il D.P.S. è un documento che deve essere preparato per attestare l'adeguamento alla normativa sulla tutela dei dati personali (privacy). Il documento deve essere aggiornato con frequenza annuale e deve essere fatto entro il 31 di marzo di ogni anno.

Il DPS è un manuale che contiene l’analisi dei rischi e la pianificazione della sicurezza dei dati in azienda: descrive come si tutelano i dati personali degli interessati che sono conservati e trattati in azienda.
Il Garante ha individuato una figura di responsabile per il trattamento dei dati più una serie di punti per i quali l'azienda deve adottare tutte le misure necessarie per l'espletamento della legge. Lo scopo del D.P.S. è proprio quello di descrivere la situazione aziendale con riferimento ai punti stabiliti dal garante. La complessità ed il tempo di stesura del DPS variano a secondo della dimensione dell'azienda e dalla mole di dati da processare. La preparazione del documento programmatico richiede una attenta valutazione ed analisi della situazione aziendale e dei trattamenti effettuati. Il DPS consiste in un documento contenente idonee informazioni riguardo: 
  • l'elenco dei trattamenti di dati personali;
  • la distribuzione dei compiti e delle responsabilità nell'ambito delle strutture preposte al trattamento dei dati;
  • l'analisi dei rischi che incombono sui dati;
  • le misure adottate e da adottare per garantire l'integrità e la disponibilità dei dati, nonché la protezione delle aree e dei locali, rilevanti ai fini della loro custodia e accessibilità;
  • la descrizione dei criteri e delle modalità per il ripristino della disponibilità dei dati in seguito a distruzione o danneggiamento;
  • la previsione di interventi formativi degli incaricati del trattamento, per renderli edotti dei rischi che incombono sui dati, delle misure disponibili per prevenire eventi dannosi, dei profili della disciplina sulla protezione dei dati personali più rilevanti in rapporto alle relative attività, delle responsabilità che ne derivano e delle modalità per aggiornarsi sulle misure minime adottate dal titolare. La formazione è programmata già al momento dell'ingresso in servizio, nonché in occasione di cambiamenti di mansioni, o di introduzione di nuovi significativi strumenti, rilevanti rispetto al trattamento di dati personali;
  • la descrizione dei criteri da adottare per garantire l'adozione delle misure minime di sicurezza in caso di trattamenti di dati personali affidati, in conformità al codice, all'esterno della struttura del titolare;
  • per i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale, l'individuazione dei criteri da adottare per la cifratura o per la separazione di tali dati dagli altri dati personali dell'interessato.

 Il DPS deve essere fatto da tutti coloro che trattano dati personali con l'impiego di elaboratori elettronici, nei modi e nelle circostanze previste dall'allegato B. Il DPS va conservato in azienda e deve essere portato a conoscenza di tutti gli incaricati. Il DPS deve essere aggiornato entro il 31 marzo di ogni anno. E’ comunque opportuno aggiornarlo ogni volta che si verifichino cambiamenti rilevanti nell'organizzazione aziendale o nei dati da trattare.
 

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